Gerenciamento de Tempo

(1) Conceito

Gerenciamento ou Administração do Tempo é um processo de controle de si mesmo (domínio próprio) e das ações executadas, em meio a um contexto de atividades competitivas (família, trabalho, igreja, lazer, etc.), visando à eficácia do trabalho e à qualidade de vida, por meio do estabelecimento de prioridades, do planejamento e da identificação do que é importante e do que é urgente.

(2) Elementos Importantes

Administrar o tempo na época atual, em que vivemos um turbilhão de atividades, tornou-se indispensável, e para tal se faz imperioso criar bons hábitos. Este processo começa com a identificação de como temos utilizado nosso tempo e do que desejamos mudar.

A seguir são descritos alguns “desperdiçadores” e alguns “economizadores” de tempo. O propósito destas listas é identificarmos práticas que podemos eliminar ou acrescentar em nosso dia-a-dia.

- Os desperdiçadores de tempo:

. Falta de planejamento;

. Falta de informações eficientes;

. Falta de agenda organizada;

. Falta de disciplina no cumprimento da agenda;

. Centralização de poder;

. Falta de delegação;

. Sobrecarga de trabalho;

. Desorganização pessoal e profissional;

. Não definição e classificação das metas;

. Alteração constante de ordens e prioridades;

. Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;

. Indefinição de prioridades;

. Fragmentação e superficialidade (tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo);

. Incapacidade de dizer "não";

. Perfeccionismo;

. Má utilização dos recursos (telefone, computador, TV, livros, revistas, jornais, etc.);

. Mistura de atividades pessoais e profissionais;

. Não antecipar e se preparar para prováveis eventos futuros;

. Não se prevenir contra problemas rotineiros;

. Atrasos e falta de disciplina com os horários;

. Barulhos e interrupções;

. Arquivos desorganizados;

. Responsabilidades e autoridades confusas;

. Treinamento deficiente;

. Excesso de controle e reuniões improdutivas;

. Excesso de material para ler;

. Excesso ou deficiência de comunicação;

. Inexistência de padrões e critérios;

. Falta de diretrizes;

. Falta de objetividade nas conversas;

. Procrastinação (adiamentos);

. Lamentações e reclamações;

. Falta de definição clara “do que fazer”, “como fazer” e “quando fazer (estabelecimento de etapas e datas)”;

. Não adaptação ou resistência a mudanças.

Nós produzimos ou permitimos a existência de desperdiçadores de tempo em nossas vidas. Portanto estamos no controle para eliminá-los. Esses desperdiçadores de tempo produzem estresse, irritação, ineficiência no trabalho e no alcance dos objetivos pessoais, impactando as áreas mais importantes de nossas vidas (relacionamento com Deus, família e amigos). Ao contrário, a boa administração do tempo reduz o estresse e a ansiedade.

- Os economizadores de Tempo:

. Definição clara de objetivos e metas feita por escrito (de curto, médio e longo prazo);

. Manutenção de objetivos e metas sempre à vista;

. Criação de listas de afazeres com definição de prioridades;

. Utilização de agenda e calendário para programação de tarefas e atividades;

. Avaliação e controle periódico do alcance das metas e objetivos;

. Estabelecimento de data e hora para o início e fim de cada atividade, guardando a flexibilidade devida;

. Organização de tarefas, materiais e arquivos;

. Estabelecimento e aperfeiçoamento de padrões, de rotinas e de bons hábitos de trabalho;

. Realização cada atividade com zelo e excelência e sem pressa, para evitar retrabalho;

. Eliminação de assuntos atrasados;

. Esforço para manter comunicação clara, completa e objetiva;

. Não deixar para depois o que pode ser feito de imediato;

. Aceitação do fato de que você não consegue fazer tudo (o que importa é priorizar e fazer o mais importante);

. Delegação de tarefas com prazo marcação de prazo para conclusão (especialmente aquelas urgentes, mas não-importantes);

. Respeito ao tempo dos outros;

. Faça perguntas, sempre que tiver dúvidas;

. Identificação e eliminação dos desperdiçadores de tempo.

(3) O Princípio de Pareto e o Gerenciamento do Tempo

O Princípio de Pareto (também conhecido como Princípio 80-20), afirma que para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas, demonstrando que, no geral, há um forte desequilíbrio entre causas e efeitos. Dessa forma, de maneira genérica, o princípio afirma que 80% dos resultados que obtemos estão relacionados à 20% dos nossos esforços. Ou seja, uma minoria de nossas ações leva a maior parte dos resultados em nossa vida, enquanto uma maioria de ações leva a menor parte dos resultados.

Podemos utilizar este princípio para priorizar o uso de nosso tempo, nos dedicando prioritariamente àquelas ações que geram a maioria dos resultados alinhados aos nossos objetivos de vida. Com isso, podemos estabelecer os seguintes passos, visando à administração eficaz do tempo:

(a) Identificar quais são os objetivos de sua vida;

(b) Estabelecer etapas e metas para o alcance destes objetivos;

(c) Priorizar a realização de ações que o levará ao atingimento dos objetivos, usando com sabedoria o tempo.

(4) As Categorias de Utilização do Tempo

O quadro abaixo traz uma classificação muito utilizada pelos estudiosos da administração do tempo. A principal lição é não deixarmos aquilo que é urgente tomar o lugar daquilo que é importante em nossas vidas.

(5) Mitos sobre o Gerenciamento do Tempo

(a) “Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio”. É exatamente o contrário, quem administra o tempo torna-se senhor dele, colocando-o sob seu controle.

(b) “O ser humano só trabalha ou produz sob pressão”. O trabalho produtivo vem da responsabilidade e da motivação e não da pressão.

(c) “Administrar o tempo aplica-se somente à vida profissional”. Aspectos essenciais de nossas vidas podem ser prejudicados se não aplicamos os conceitos de administração do tempo a todos os contextos de nossas atividades.

(6) Conclusão

Muitas pessoas atualmente têm a sensação de que a vida está passando rápido demais e que momentos importantes estão se perdendo. No entanto, a cada um de nós é concedida a mesma quantidade de tempo a cada dia. A forma com que o utilizamos determina as diferenças e a qualidade de nossas vidas.

A Bíblia menciona em Efésios 5:15-16 (Bíblia NVI): “Tenham cuidado com a maneira como vocês vivem; que não seja como insensatos, mas como sábios, aproveitando ao máximo cada oportunidade, porque os dias são maus.” A expressão “aproveitando ao máximo cada oportunidade” significa “remindo o tempo” (como traduzido na versão Almeida Corrigida e Revisada).

Assim, Deus deseja que resgatemos o tempo que Ele nos deu (ou não que não deixemos o tempo se perder), de forma a usarmos bem cada instante da nossa existência e aproveitarmos as oportunidades que o Senhor coloca diante de nós. Na concepção de Deus, usar adequadamente o tempo é um aspecto da sabedoria.

FONTE:

http://www.icoc.org.br/#!Gerenciamento-de-Tempo/c13oo/55779ae30cf219f177336c35